GDPR-vaatimustenmukaisuus

1. Sitoutumisemme GDPR:ään

Virtual Receptionist on sitoutunut varmistamaan käsittelemiemme henkilötietojen turvallisuuden ja suojan. Olemme ottaneet käyttöön kattavat käytännöt ja menettelyt EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) noudattamiseksi, joka tuli voimaan 25. toukokuuta 2018.

Rekisterinpitäjänä ja henkilötietojen käsittelijänä käsittelemme henkilötietoja GDPR:n periaatteiden mukaisesti: lainmukaisuus, kohtuullisuus, läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi, täsmällisyys, säilytyksen rajoittaminen, eheys ja luottamuksellisuus.

2. Tietojen käsittelyn periaatteet

• Lainmukaisuus: Käsittelemme henkilötietoja vain pätevällä oikeusperusteella (suostumus, sopimus, lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu).
• Käyttötarkoitussidonnaisuus: Keräämme tietoja tiettyihin, nimenomaisiin ja laillisiin tarkoituksiin.
• Tietojen minimointi: Keräämme vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia aiottuun tarkoitukseen.
• Täsmällisyys: Ryhdymme toimiin varmistaaksemme, että henkilötiedot ovat tarkkoja ja ajan tasalla.
• Säilytyksen rajoittaminen: Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen.
• Turvallisuus: Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet.

3. Oikeutenne GDPR:n nojalla

Rekisteröitynä teillä on seuraavat oikeudet GDPR:n nojalla:

4. Tietoturvatoimenpiteet

Toteutamme vankkoja turvatoimenpiteitä henkilötietojenne suojaamiseksi:

• Päästä päähän -salaus kaikelle tiedonsiirrolla (TLS 1.3)
• Levossa olevan datan salaus AES-256:lla
• Säännölliset tietoturva-auditoinnit ja tunkeutumistestaus
• Pääsynhallinta ja todennusmekanismit
• Työntekijöiden koulutus tietosuojasta
• Poikkeamien hallintamenettelyt
• Tietojen varmuuskopiointi- ja palautumissuunnitelmat

5. Kansainväliset tiedonsiirrot

Kun siirrämme henkilötietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, varmistamme asianmukaisten suojatoimien käytön:

• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (SCC)
• Siirrot maihin, joilla on vastaavuuspäätös
• Sitovat yrityssäännöt soveltuvin osin

6. Tietojenkäsittelysopimukset

Yritysasiakkaidemme henkilötietojen käsittelijänä solmimme tietojenkäsittelysopimukset (DPA), jotka noudattavat GDPR:n artiklaa 28. Sopimuksemme kattavat:

• Käsittelyn kohde ja kesto
• Käsittelyn luonne ja tarkoitus
• Käsiteltävien henkilötietojen tyyppi
• Rekisteröityjen kategoriat
• Rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet
• Alihankkijoita koskevat vaatimukset

7. Tietoturvaloukkausilmoitukset

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen sattuessa:

• Ilmoitamme asianomaiselle valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa
• Ilmoitamme loukkauksesta asianomaisille rekisteröidyille tarvittaessa
• Dokumentoimme kaikki loukkaukset ja tehdyt korjaavat toimenpiteet
• Toteutamme toimenpiteitä tulevien loukkausten estämiseksi